שלב חמישי – רגע השיא - יום המעבר
המשרדים כמעט מוכנים, עומדים בלוח הזמנים, עומדים בתקציב,
רגע השיא מתקרב....יום המעבר!
תלוי במורכבות החברה ובאופי הפעילות שלה כך גם יתוכנן המעבר.
יש חברות שעוברות במספר מעברים (Legs) ויש שעוברים בסופ"ש אחד.
מעבר חברה יוצר "באז" בחברה והרבה רחש במשרדים...."איפה נשב..?, איזה משרד נקבל..?, עם/ בלי חלון..?, איזה תנאים חדשים נקבל..?, כמה זמן ייקח ואיך נגיע למשרד החדש..?"
המלצתי האישית הינה שקיפות מלאה לעובדי החברה ואספקת מידע מסודר וברור ככל שניתן עד לאחרון העובדים ובכך נקבל שיתוף פעולה מלא בחזרה ובשביעות רצון מירבית.
מומלץ למנות נציג אחד שיהיה אחראי לפרסום המידע בשיתוף ההנהלה באופן מסודר ובמסר אחיד כך שלא יווצרו שמועות וחוסר סדר.
יש להיערך בהודעות מסודרות על ניתוק שירותים במשרד הישן וחידושם במשרד החדש, כמו כן הודעות מסודרות לספקים ונותני השירותים השונים, עדכון כתובות במסמכים ובאתר החברה וכו'..
יש לבחור בחברת הובלות מקצועית ומובילה בתחום שכן כל נכסי החברה נמצאים בידיהם.
ניתן לקבל סיוע באריזה לרבות פירוק והרכבת מחשבים, סימון ופירוק שרתים וחדרי תקשורת ועוד.
גם כאן, ככל שישנה מעורבות של חדרי שרתים, מחשבים וציוד, כך גם מורכבות ההובלה, הטעינה והפריקה של הציוד.
יש לסמן ולהגדיר מראש כל ארגז וכל ציוד עד לרמת המסך והמקלדת למי שייכים, איך נארזים, מתי עוברים והיכן ממוקמים במשרדים החדשים.
יש ליידע את כלל העובדים במקום הישיבה החדש ואפילו לבצע סיורים מוקדמים בקבוצות קטנות למשרדים החדשים.
כמו בכל אחד מהשלבים, גם כאן לחברת מעברים ניסיון רב בתחום וידע מקצועי כיצד לנהל ולבצע מעבר "חלק" מבלי לפגוע בהמשך הפעילות השוטפת של החברה.
מזל טוב!
אתם במשרד החדש...עכשיו הזמן לפתוח את בקבוקי השמפניה ולחגוג את המעבר ביחד עם כלל העובדים ובני / בנות זוגם במשרדים החדשים.